Большой обзор системы «Мой Склад», разбираем CRM

«Мой Склад» — многофункциональный сервис, состоящий из инструментов для розничной и оптовой торговли, офлайн и онлайн-коммерции, складского хранения и работы с клиентами. Сегодня мы поговорим именно о последнем пункте – CRM-системе внутри этой платформы.

Пользователям предоставляется возможность выбора платных и бесплатного тарифов. У последнего есть ограничения, но он может стать неплохим решением для малого бизнеса. Для прочих пакетов действует 14-дневный пробный период, в течение которого можно оценить все прелести работы с этим сервисом и решить, стоит ли им дальше пользоваться.

Регистрация в системе «Мой Склад»

Нажмите на кнопку «Начать использовать» или «Регистрация». По клику на любую из них всплывает одна и та же форма, которую вам нужно заполнить. Укажите адрес своей электронной почты, имя и телефон. Последние два пункта не обязательны.

Кликните по кнопке «Регистрация».

Сразу после этого вы попадете в панель управления, а пароль автоматически сгенерируется и будет выслан на ваш E-mail.

Войти в личный кабинет сервиса «Мой Склад»

Личный кабинет состоит из 9 подразделов:

1. Показатели (статистика продаж и действий сотрудников).
2. Закупки (взаимодействие с поставщиками продукции).
3. Продажи (работа с покупателями, показатели прибыльности).
4. Товары (добавление, списание, перемещение и другие операции с товарами).
5. Контрагенты (компании и физические лица, с которыми вы сотрудничаете).
6. Деньги (движения средств, платежи, взаиморасчеты, прибыли и убытки).
7. Розница (действия, связанные с розничной торговлей).
8. Производство (добавление заказов и технологических операций, выпуск карт).
9. Задачи (постановка рабочих задач сотрудникам компании).

Настройка системы «Мой Склад»

Чтобы открыть настройки, кликните по слову «Администратор» в правом верхнем углу. Затем нажмите на пункт «Настройки».

Добавление своей компании

Перейдите к разделу «Справочники». Нас интересует подраздел «Юр. лица». Нажмите на одноименную кнопку для добавления своей компании в систему.

Укажите название своей фирмы и заполните остальные поля.

Нажмите сначала на кнопку «Сохранить», а затем на кнопку «Закрыть».

Добавление сотрудников

Перейдите ко вкладке «Сотрудники». Тут вы можете добавить столько пользователей, сколько предусмотрено активным тарифом. Для этого кликните по кнопке «Сотрудник».

Заполните анкету сотрудника, выберите для него роль в системе, настройте права и нажмите на кнопку «Сохранить».

Обмен данными

В этом разделе у вас есть возможность импортировать товары и остатки, контрагентов, прайс-листы из Excel, а также приемки из электронного документооборота и банковские выписки из 1С. Вы можете экспортировать из системы «Мой Склад» товары и остатки в таблицу Excel и выгрузить данные из 1C:Бухгалтерии.

Здесь же у вас есть возможность синхронизироваться с интернет-магазином. «Мой Склад» поддерживает все популярные CMS и конструкторы сайтов.

В остальных разделах настроек вы можете создавать скидки, добавлять новые склады, валюты расчета, проекты, указывать страны и единицы измерения.

Раздел «Показатели»

Здесь присутствуют 4 подраздела:

• Показатели.
• Документы.
• Корзина.
• Аудит.

В первом подразделе, который называется так же, как и основной раздел, отображается статистика продаж, просроченных заказов и счетов, денег и созданных документов.

В подразделе «Документы» можно увидеть все документы, которые были сформированы через систему.

В «Корзине» хранятся удаленные документы. Срок хранения – 7 дней. В течение этого времени файлы могут быть восстановлены.

Подраздел «Аудит» содержит сведения о действиях администратора и сотрудников. Это своего рода журнал логирования, который ведется системой автоматически.

Раздел «Закупки»

В этом разделе есть 6 подразделов:

• Заказы поставщикам (заказ продукции у компаний, поставляющих товары).
• Счета поставщиков (выставленные счета).
• Приемки (тут создаются товарные накладные).
• Возвраты поставщикам (оформление возврата продукции).
• Счета-фактуры полученные (поступившие документы).
• Управление закупками (создание общих и разбитых по поставщикам заказов).

Для создания заказов, счетов, накладных и других типов документов воспользуйтесь соответствующими кнопками. Заполните формы и сохранитесь.

Раздел «Продажи»

В этом месте пользователи системы взаимодействуют с покупателями. Создают заказы, выставляют счета, управляют отгрузками товаров, оформляют возвраты и т.д.

Перейдите в подраздел «Заказы покупателей». Для создания нового, кликните по кнопке «Заказ».

Выберите контрагента. В нашем случае это розничный покупатель. Укажите дату отгрузки, добавьте позицию товара, который он заказал. Если нужно, создайте задачу для курьера. Потом нажмите на кнопку «Сохранить».

Вернитесь к списку заказов, кликнув по кнопке «Закрыть».

Теперь здесь будет отображаться созданный вами заказ.

Ему по умолчанию присваивается статус «Новый». Чтобы его поменять на другой, перейдите в заказ и выберите нужную заготовку.

Счета, отгрузки, отчеты комиссионера, возвраты покупателей и счета-фактуры создаются аналогичным образом.

Перейдите в подраздел «Прибыльность». Тут показывается график с показателями прибыли, рентабельности, среднего чека, суммы продаж и др. Выбирать показатели можно самостоятельно.

В подразделе «Воронка продаж» отображается простая таблица по статусам, количеству заказов, времени. Тут же можно ознакомиться с процентом конверсии и суммами.

Есть возможность просмотреть данные не только по заказам, но и по контрагентам. А для более точной фильтрации, воспользуйтесь кнопкой «Фильтр». С ее помощью можно отсортировать информацию по ответственным сотрудникам, складам, товарам или группам, договорам, организациям и проектам.

Раздел «Товары»

Здесь есть 10 подразделов:

• Товары и услуги.
• Оприходования.
• Списания.
• Инвентаризации.
• Внутренние заказы.
• Перемещения.
• Прайс-листы.
• Остатки.
• Обороты.
• Сер. номера.

Для создания товара или услуги воспользуйтесь соответствующей кнопкой. Укажите наименование, характеристики, цену. Сохранитесь.

Прочие элементы в данном разделе создаются аналогичным образом. Это касается всех вышеперечисленных пунктов.

Раздел «Контрагенты»

В этом месте добавляются компании и частные лица, с которыми вы взаимодействуете. Дополнительно тут можно создавать договора и прослушивать звонки, которые сюда записываются, если подключен сервис телефонии.

Чтобы добавить контрагента или договор, воспользуйтесь одноименной кнопкой.

Заполните данные о добавляемом элементе и сохранитесь.

Раздел «Деньги»

Данный раздел состоит из 4 подразделов:

• Платежи (поступление средств от покупателей и расходы).
• Движение денежных средств (сколько приходит и уходит денег).
• Прибыли и убытки (сумма прибыли, расходов, себестоимость, налоги).
• Взаиморасчеты (информация о взаиморасчетах с контрагентами).

Чтобы добавить платеж, кликните по кнопке «Приход» или «Расход». Выберите один из 2 вариантов: ордер или платеж.

Заполните форму, привяжите платеж и нажмите на кнопку «Сохранить».

Раздел «Розница»

В этом месте создаются точки продаж и отображаются данные о сменах, самих продажах, возвратах товаров, внесениях, выплатах, операциях с баллами, предоплатах и манибэках.

Для создания точки продаж кликните по соответствующей кнопке.

Пропишите все необходимые данные и сохранитесь.

Тут же у вас есть возможность скачать приложение для компьютера или смартфона, с помощью которого сможете использовать онлайн-кассу в соответствии с 54-ФЗ.

Раздел «Производство»

Здесь вы можете создавать технологические карты, добавлять заказы на производство и операции. Процесс создания и добавления идентичен тому, что мы делали в предыдущих разделах.

Раздел «Задачи»

Чтобы создать задачу, нажмите на кнопку «Задача».

Напишите, что именно сотрудник должен сделать, укажите крайний срок, выберите ответственного. Дополнительно можете связать задачу с контрагентом или документом. При необходимости добавьте комментарий и сохранитесь.

Задача будет отображаться во вкладках «Я поручил» и «Все задачи». Их можно также фильтровать по активности и выполнению.

Интеграции в сервисе MoySklad

Чтобы перейти к интеграциям, кликните по слову «Администратор», как это делали ранее для перехода в настройки. Только теперь выберите пункт «Приложения».

Все интеграции разделены по категориям. Давайте вкратце расскажем про каждую из них.

Кассовые программы

Тут есть 6 видов софта для выполнения кассовых операций. Три из них – это «Касса МойСклад». Приложения разработаны для Windows, macOS, Linux, Android и iOS.

Еще три программы представлены сторонними разработчиками, но также предназначаются для решения вопросов с 54-ФЗ.

Мобильные приложения

В этой рубрике есть одно приложение, но для двух разных платформ – iOS и Android.

С его помощью вы можете управлять заказами, отгрузками, счетами и просматривать статистику продаж.

Интеграция с банками

Настроив эти интеграции, вы сможете отправлять исходящие платежи из системы «Мой Склад» в банки и загружать выписки по счетам.

E-mail и SMS-рассылки

Эта категория представлена двумя сервисами: UniSender и sendsay. С их помощью можно рассылать электронные письма клиентам, которые занесены в базу CRM-системы.

Звонки

Тут больше разнообразия, чем в предыдущей категории. У вас есть возможность подключить один из 9 сервисов телефонии для общения с покупателями, поставщиками и партнерами.

Скидки

Инструментарий для разработки скидок, бонусов, оптимизации бизнес-процессов, привлечении новых покупателей и возврата прежних.

Чтобы подключить любую из вышеперечисленных интеграций, воспользуйтесь соответствующей кнопкой.

Что касается интеграции с 1C, «Мой Склад» предлагает импорт банковских выписок и экспорт в 1C:Бухгалтерию. Эти функции доступны в настройках, подраздел «Обмен данными».

Тарифы «Мой Склад»

Тарифная сетка платформы представлена 4 основными тарифами и одним дополнительным:

1. «Базовый» – до 2 сотрудников, 1000 рублей ежемесячно.
2. «Профессиональный» – до 5 сотрудников, 2900 рублей ежемесячно.
3. «Корпоративный» – до 10 сотрудников, 6900 рублей ежемесячно.
4. «Бесплатный» – не более 1 сотрудника, безвозмездно.
5. «Старт» – 1 сотрудник, 5400 рублей в год (оплата сразу за 12 месяцев).

Для каждого тарифа свои ограничения и возможности.

За дополнительную плату во всех пакетах, кроме бесплатного и стартового, можно докупать подключение сотрудников, интернет-магазинов, точек продаж и CRM.

При оплате тарифа от 3 до 12 месяцев вы получаете скидку от 5 до 15%.

Отзыв о платформе «Мой Склад»

Система может быть подключена ко многим «движкам» и конструкторам сайтов.

Присутствует немало интеграций, хотя для определенных категорий можно использовать одновременно только один сервис.

Есть несколько приложений для мобильных устройств, чтобы работать с самой системой «Мой Склад» и онлайн-кассой.

Большое внимание уделено бухгалтерским вопросам. Платформа позволяет выписывать накладные, счета-фактуры, создавать платежи, расходы, возвраты и т.д.

Имеется бесплатный тариф и двухнедельный тестовый период для любого из платных пакетов.

Отсутствуют отраслевые сборки, коробочная версия, внутренние чаты для сотрудников. Качество интерфейса на хорошем уровне, Канбан-формата для задач не предусмотрено.

Поддержка и консультации в системе «Мой Склад»

Сразу после регистрации и авторизации в личном кабинете всплывает окно, где вам предлагают воспользоваться услугами персонального менеджера. Либо вы можете связаться со специалистом техподдержки через чат.

Чтобы проконсультироваться с менеджером, позвоните ему или напишите в Skype, на E-mail. Для старта диалога с поддержкой достаточно нажать на кнопку «Чат со специалистом».

Те, кто привык разбираться с вопросами самостоятельно, могут воспользоваться документацией, где подробно описывается каждая функция платформы.

Также вы можете отправить запрос службе поддержке в виде тикета. Сделать это можно на соответствующей странице. Просто заполните форму, выберите тематику запроса и отправляйте.

При желании вы можете пройти краткий курс обучения сразу же после регистрации. Вам покажут, с чего начинать работу в системе «Мой Склад» и как действовать дальше. Всё это автоматизировано и сопровождается текстовыми подсказками.