Конструкторы документов — что это и какой выбрать?

Зачем вообще нужен конструктор документов?

Конструктор документов — это программа, которая создана для бизнеса, чтобы упростить систему документооборота.

Особенно такие программы актуальны для малого бизнеса, когда документации много, а в ресурсах, в том числе и человеческих, компания ограничена. Также она пригодится для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, в которых нет штатного бухгалтера.

Можно выделить основные проблемы, которые решает конструктор документов:

• упрощает документооборот,
• ускоряет сроки выставления счетов, актов и прочих,
• снижает риски использования неактуальных документов,
• способствует уменьшению ошибок в документации,
• незаменим для малого бизнеса, когда в штате нет бухгалтера или юриста,
• снижает расходы на специалистов для составления и проверки документов,
• упорядочивает процесс хранения документов.

Сейчас на рынке существует достаточно предложений от разработчиков конструкторов документов на любой выбор. Для небольших предприятий это, как правило, уже готовые решения. Для крупных компаний необходимо изготовление под заказ и внедрение с учетом особенностей бизнеса.

Конструктор документов Fresh Doc

Один из самых популярных сервисов в своей нише. Согласно данным сайта https://www.freshdoc.ru/ насчитывается более 1400 пользователей облачного сервиса.

Над продуктом трудится более 50 специалистов: программистов, юристов, аналитиков и специалистов службы правовой и технической поддержки.

Данный конструктор имеет множество шаблонов:

• документы кадрового производства,
• бухгалтерские документы и бланки строгой отчетности,
• типовые договоры,
• исковые заявления и претензии,
• различные доверенности,
• документы по процедуре банкротства,
• прочие документы.

С FreshDoc на составление сложных документов уйдет 15 минут, а простые можно будет составить за несколько секунд. Конструктор задает вопрос, пользователь выбирает нужный ответ, заполняет реквизиты и другие данные, и документ готов.

Если уже имеется наработанная база документов в Word или 1С, то ее можно перенести в FreshDoc и продолжить работу в новом удобном формате. В FreshDoc есть возможность воссоздать привычную структуру папок для хранения документов.

Круглосуточно и без выходных вам поможет юрист-консультант, который оперативно ответит на вопросы в чате.

Также есть возможность перенести базу документов из 1С или текстового редактора в личный кабинет на FreshDoc.ru.

 

На сегодняшний день у компании есть два тарифа:

• основной,
• профессионал.

Тариф «Профессионал» отличается тем, что у пользователей есть возможность загрузить документы из Word, а также создать многовариантные шаблоны под свои нужды.

Сервис поставляется по схеме SaaS (software as a service — то есть ПО как услуга).

Doczilla

Разработчик является одним из призеров Сколково и в 2017 году получил награду в номинации «Legal Tech Leader».

В компании работает большой штат юристов из самых разных отраслей. Благодаря этому конструктор от Doczilla подходит для всех: и для самозанятых, и для индивидуальных предпринимателей, и для юридических лиц, а также для государственных структур.

На сайте есть небольшой набор бесплатных документов в открытом доступе. Их можно скачать в различных текстовых форматах.

Doczilla предлагает три тарифа:

• «птеродактиль» — если вам время от времени требуется правовая и документальная помощь, вам будут доступны простые документы, а наполнение базы «Эксперт» можно будет получить за дополнительную плату;
• «мастодонт» — подойдет для регулярного ежедневного использования. За экспертные документы здесь также придется доплатить, а количество копий документов по шаблону уже не ограничено. Более того, в данном тарифе включен модуль совместной работы над документами;
• «тираннозавр» — безграничный доступ ко всей базе документов Doczilla. Подойдет для компаний, которым часто приходится заниматься документами разных уровней сложности.

Doczilla обещает компаниям повысить эффективность документооборота на 47% при внедрении автоматизированной программы.

У разработчика имеется бесплатная техническая служба, в которую можно обратиться по вопросам оплаты или работоспособности программы.

Еще у Doczilla есть продукт линейки Pro, с помощью которого можно автоматизировать типовые документы и процессы согласования документов внутри компании. Для удобства данные можно интегрировать с уже установленной CRM-системой клиента.

Внутри экосистемы

Если у вас уже есть CRM-система, которая вас полностью устраивает, то к ней можно подключить модуль конструктора, для того, чтобы можно было быстро и удобно создавать и редактировать документы.

Конструктор внутри CRM Битрикс

Если у вас еще нет Битрикс.24, то самое время начать им пользоваться, поскольку уже более восьми миллионов клиентов зарегистрированы в данном сервисе. Попробовать продукт, который применим практически в любом бизнесе, можно бесплатно.

Если у вас уже есть портал Битрикс.24, то вам останется только установить приложение «Конструктор документов».

Приобрести его можно двумя способами:

• у поставщика HTMLStudio — отправить запрос на подключение на сайте: https://www.bitrix24.ru/partners/?ID=45719,
• по подписке на каталог приложений на Маркете по ссылке: https://subscribe.bitrix24.site/#INTRANET_BUY_BUTTON__BUTTON_1.

Установить приложение можно автоматически через портал «Документы, бизнес-процессы».

На основании документов из CRM — это может быть счет, накладная, приказ и прочее — вы сможете создать неограниченное количество типовых документов в формате PDF или DOCX.

Для того, чтобы отредактировать нужно будет зайти в простой и интуитивно понятный редактор. Документу можно будет автоматически присвоить порядковый номер и отправить по электронной почте.

На сайте https://www.htmls.ru/learning/course/index.php?COURSE_ID=1&INDEX=Y выложен учебный курс по работе с Конструктором документов, где подробно расписана информация от установки до решения возможных неполадок в работе.

Внутри банков

Внутрибанковские продукты для документооборота тоже достойны внимания. Рассмотрим наиболее популярные решения от «Сбер» и «Тинькофф Банка».

Сбер (Сбербанк)

По словам Сбера, его сервисами на сегодняшний день пользуется более 1,6 миллиона человек.

Сервис содержит более 1400 шаблонов док-тов на все случаи.

С помощью вопросов бота вы выбираете отдельные опции, которые нужны или наоборот не нужны в документе. После того как документ готов, отправляете его через сервис электронного документооборота E-invoicing необходимому контактному лицу.

Помимо возможности скачать или напечатать документ, все созданные бумаги можно будет хранить в специальном реестре, который доступен в личном кабинете.

Сбер позиционирует свой продукт для:

• HR-специалистов,
• бухгалтеров,
• руководителей микро и малых предприятий.

Установить приложение можно через аккаунт в СбербанкБизнес, которым удобно пользоваться на смартфоне.

Тинькофф

Tinkoff Bank — это еще один лидер удобных продуктов для бизнеса в России. Он предлагает всем зарегистрированным клиентам Тинькофф Бизнес отправить заявку на подключение Конструктора документов.

Здесь, также как и у Сбера, 1400 разнообразных шаблонов: от регистрации ООО до взыскания алиментов.

У всех документов есть ссылки на законодательство, а также краткая справка по документу, которая поможет правильно составить условия и внести все необходимые данные.

Для подключения услуги необходимо будет открытый расчетный счет в банке. Если его нет, то банк предложит открытие и даст два месяца обслуживания в подарок. А также поможет в оформлении кредита для бизнеса, если у клиента есть в этом необходимость. Плюс на остаток на счете будут ежемесячно начисляться проценты.

Бонус: 3 сервиса электронного документооборота

В качестве приятного дополнения к вышеперечисленным сервисам добавим еще несколько полезных продуктов для электронного документооборота.

Зачем нужны?

Эти системы позволяют упростить учет документов без распечатывания их на бумажных носителях.

Электронный документооборот — это наиболее современный способ ведения бизнеса, который позволяет экономить на печати, доставке и бумаге.

Для полноценной работы в таких системах пользователям понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая еще используется при подаче налоговой декларации онлайн.

Контур Диадок

На сегодняшний день системой электронного документооборота «Контур Диадок» пользуется более 1,5 миллионов компаний.

Диадок — это один из продуктов линейки Контур, который позволяет организовать электронный документооборот на предприятии.

Контур Диадок удобен тем, что его можно интегрировать с базами данных системы 1С, в SAP, Oracle, MS Dynamics и многих других.

Все входящие документы от других контрагентов по тарифу Контур будут бесплатны. Оплата взимается только с исходящих.

В тариф входят круглосуточная поддержка, доступ сотрудников для одобрения или согласования, а также бессрочное хранение созданных документов на серверах СКБ Контур.

Электронную цифровую подпись можно сделать у Контура, либо использовать уже имеющуюся.

Для начала работы в Диадоке, не нужно заключать бумажного договора. Достаточно войти на сайт по сертификату электронной подписи и принять условия лицензионного соглашения.

СБИС

Электронный оборот от СБИС — это детально продуманный сервис, который облегчит обмен документами между компаниями и физическими лицами, даже если они не зарегистрированы в СБИС.

Подписывать и просматривать документы можно на любом устройстве даже без доступа к Интернету.

Ваши документы всегда с вами на:

• смартфоне,
• планшете,
• компьютере,
• ноутбуке.

Также у СБИС есть готовые решения для настройки специфичных бизнес-процессов по различным отраслям хозяйства от энергетики до ритейла.

Система электронного документооборота позволит минимизировать налоговые риски, поскольку СБИС проверяет реквизиты, подписи и поставщиков. Также она сверяет ваши документы с контрагентами и заранее предупредит о возможных расхождениях в отчетности.

Электронный архив СБИС решит проблему хранения документов. Онлайн-документы сами будут автоматически поступать в архив, а бумажные — можно отсканировать и загрузить. В итоге, у вас все документы будут упорядоченно храниться в одном месте.

В случае, если у вас необычный формат документов, СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы налоговой службы и других органов, а также организует их подписание и отправку.

Elma

Компонент ELMA ECM+ предоставляет большие возможности для организации внутрикорпоративного электронного документооборота и позволяет связать их воедино с бизнес-процессами.

ELMA ECM+ позволяет автоматизировать процессы:

• регистрации и обработки входящих и исходящих документов,
• управления договорной работы,
• создание внутренних документов,
• согласование оплаты счетов с контрагентами.

В отличии от бумажного архива зарегистрированный документ в электронном виде всегда можно быстро найти буквально в несколько кликов. Еще один способ поиска — по штрих-коду: он добавляется на страницу документа при генерации по шаблону.

Для формирования криптозащиты при работе с электронными документами в комплекте вместе с ELMA ECM+ идет «Электронно-цифровая подпись», которая подтверждает подлинность подписи лица, имеющего право подписи документов.

Предложений от поставщиков услуг электронного документооборота сейчас на рынке достаточно, чтобы выбрать наиболее подходящего под нужды компании. У многих из них есть уже готовые решения интеграции в бизнес-процессы, а также есть возможность заказать продукт по индивидуальному заказу.