Обзор и отзыв Контур.Диадок, универсальная система ЭДО

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

1. Вы регистрируетесь в системе и выбираете тариф по кол-ву документов
2. Отправляете и получаете документы от контрагентов,, которые подключены к ЭДО Диадок или другой системе
3. Подписываете документы и получаете подписанные
4. Документы подписанные квалифицированной электронной подписью, уже имеют юридическую силу. Документы можно представлять в контролирующие органы и использовать в суде.
5. Диадок умеет взаимодействовать со всеми бухгалтерскими системами, в том числе и с 1С

Никакой бумажной волокиты, никаких курьеров и почты. Весь документооборот онлайн.

Какие еще преимущества у ЭДО?

• Отправка, получение и корректировка документов производится моментально
• Работа с документами ведётся прямо в вашей учетной системе
• Можно обмениваться документами между разными сервисами, настроив роуминг

Возможности сервиса Контур.диадок:

• Создание и отправка документов
• Распределение входящих документов
• Согласование документов внутри компании
• Приглашение контрагентов
• Хранение документов
• Поиск документов
• Безопасность

Что-то можно делать бесплатно? К сожалению, бесплатно тарифа на подписание и отпраку документов тут нет. Но следующие функции доступны без подключения тарифа.

• Обмен внутренними электронными документами
• Получение входящих электронных документов
• Бессрочное хранение электронных документов
• Круглосуточную техподдержка

Особенности сервиса Контур.диадок

• Лёгкий поиск документов по удобным фильтрам
• Онлайн контроль статуса документа
• Интеграция в любые учётные системы
• Лёгкий поиск ваших контрагентов, которые уже зарегистрированы в Диадок
• Быстрая и простая подготовка бухгалтерской отчетности

Вход и регистрация

1. Зарегистрируйтесь в системе.
2. Начните работу с заполнения ваших данных.
3. В реквизитах укажите информацию об организации.
4. В разделе подразделения нужно отразить ее структуру, в том числе и филиалы.

Добавьте других сотрудников организации и настройте им право доступа к документам в разделе сотрудники.

Далее обязательно укажите адрес вашей электронной почты на странице персональных настроек.

Это позволит вам:

• оперативно узнавать о новых документах в системе
• а также узнавать об ответах контрагентов на ваше приглашение

Личный кабинет Диадок

Как работать в личном кабинете? Все очень просто.

Через кнопку новый документ вы можете: отправить первичные документы в утвержденном формате. Другие документы можно отправить в произвольных форматах.

Если у вас есть готовые файлы, то загрузите их с компьютера. Также вы можете выгрузить документы из 1с или создать документы в редакторе. В разделе «Работа с 1с» можно узнать, как получать документы из Диадока прямо в вашей учетной системе.

Обмен документами с другими организациями доступен только после принятия приглашения. Отправить или ответить на приглашение можно в разделе контрагенты.

Если в вашей организации документы проходят цепочку согласования, то уполномоченные сотрудники найдут их для обработки в разделе требующие обработки.

Подробнее про документы

Диадок позволяет отправлять любые документы в произвольных форматах. Электронные счет-фактуры могут быть переданы только в утвержденном ФНС формате xml.

Диадок позволяет работать с различными типами документов. Распознавать счета-фактуры, акты, упд и другие. Можно создать собственный тип документа.

Свои типы документов

Свой тип документа — это формализованный или неформализованный документ, с данными из учётной системы клиента. Создание своего типа документа позволяет упростить контроль, подписание и поиск документа.

Для чего может быть создан свой тип документа? МХ-1, МХ-2, КС-2, КС-3, М-12, протокол разногласий, претензий, смета, ценовой лист, спецификация, отчёт поставщика, партнёра, агента.

В каких случаях нужно создавать свой тип документа?

• Есть отраслевой документ, который заносится в систему вручную. Таких документов может быть более ста в месяц.
• Нужно ускорить согласование, обмен и учёт документов.

Рассмотрим как выглядит создание и использование своего типа документа на примере МХ-1.

В компании есть МХ-1, которая:

• Часто подписывается с каждым клиентом
• Её заполнение требует выгрузки данных из учётной системы вручную
• Заполнение и поиск данных занимает много времени и приводит к ошибкам

МХ-1 можно создавать массово. Для этого нужно выгрузить сведения из учётной системы. Если требуется согласовать документ перед его отправкой, то документ можно отправить по маршруту согласования.

Когда документооборот завершён, данные для учёта можно выгрузить в вашу учётную систему.

Благодаря созданию своего типа документа:

• сокращается время на поиск документов
• сокращается время на внутренний учёт и создание первичных документов
• сокращается время на закрытие сделки с клиентом

Полезные функции в Диадок

Рассмотрим, какие еще функции есть в системе ЭДО от Контур и как они упрощают работу компании.

Сообщения

Контрагент забыл отправить нужный документ? В полученном документе есть ошибка? Или есть другой срочный вопрос?

Чтобы быстро связаться с сотрудником контрагента, напишите сообщения в Диадок. Сообщения бесплатные и для отправителя, и для получателя. Чтобы отправить сообщение электронная подпись не требуется.

Согласование входящих документов

Диадок позволяет согласовывать входящие документы внутри организации. Документы можно отправлять на визирование или подпись другому сотруднику.

Рассмотрим два наиболее распространённых сценария:

• Согласование входящего документа. В этом сценарии участвуют два сотрудника. Первый оператор с правом подписи и передачи на согласование. Второй бухгалтер с правом согласования.
• Подписание документов. В этом сценарии также участвуют два сотрудника. Первый оператор. Он не может подписывать документы, но имеет право передавать их на согласование или подпись. Второй директора с правом подписи документов.

Дополнительная подпись

Дополнительная подпись в Диадоке позволяет подписать документ двумя или более электронными подписями.

Когда можно использовать дополнительную подпись?

• директор подписывает документы массово. Поэтому требуется предварительная подпись сотрудника, который отвечает за их содержание
• в компании осуществляются продажи, за которые отвечает более двух подразделений
• подтвердить отгрузку перед отправкой документа

Стоимость Контур.диадок и сравнение с конкурентами

Цены на Контур.Диадок начинаются с 900 руб. Оплачивается подписка на пакет. Стоимость зависит от кол-ва документов в пакете. Использование сервиса стоит от 900 руб. в год (100 исходящих документов) до 36 000 руб. в год (6 000 исходящих документов).

Бесплатный тариф отсутствует.

Самые популярные программы электронного оборота

• Контур.диадок
• Такском
• Сбис

Таблица сравнения цен

Стоимость программ зависит от исходящих документов, которые вы отправляете за год. Входящие документы бесплатные, а за исходящие вы платите.

Сравнение функций

Где можно найти ответы на часто задаваемые вопросы?

Ищите их в разделе вопросы и ответы. В случае возникновения ошибок вы можете воспользоваться диагностикой или позвонить на круглосуточную линию технической поддержки.